Indi­vidu­elles Online-Buchungs­system für BWB

25.05.2020

Wie in den vergangenen Jahren ist auch jetzt die Agentur Albrecht ein verlässlicher Partner an unserer Seite. Als klar war, dass es zu Lockerungen der Corona-Beschränkungen kommen wird und Freibäder wieder geöffnet werden dürfen, wurde auch hier in Höchstgeschwindigkeit eine professionelle Lösung entwickelt.

 

Tag 1: Am 8. Mai erfragte der Vorstand vom Blau-Weiß-Bochum, ob sich eine Online-Buchung nach Abstands­vorgaben aufgrund von Corona bis spätestens 19. Mai realisieren ließe, denn eine Adressliste auf Papier schien irgendwie im Jahr 2020 anachronistisch. Wie so etwas aussehen könnte oder welche Funktionen so etwas haben könnte, war allen Beteiligten allerdings völlig unklar. Zum einen gab es bekanntlich keine bereits existierenden Lösungen, zum anderen fehlte auch das technische Wissen, um Vorgaben jeglicher Art überhaupt erst einmal zu definieren.

 

Man benötigte daher auch umfangreiche Beratungs-, Konzeptions- und Kommuni­kations­kompetenzen, damit bei den Buchungen und ab dem Wieder­eröff­nungstag alles reibungslos funktioniert.

 

Genau auf diese Fälle hat sich der Unter­nehmens­berater und Kommu­nikations­designer Ulrich Albrecht seit über 25 Jahren spezialisiert: Konzepte für Unternehmen zu entwickeln und auch zu realisieren.

Anforderungen und Wünsche wuchsen stetig

Tag 2: Die ersten Rahmenbedingungen wurden festgelegt. Das System sollte ohne Cookies (und dem leidigen Cookie-Hinweis) auskommen und eine extrem einfache Bedienung ohne Passwort- und Login-Hürde ermöglichen. Dazu Integration telefonischer Buchungen über das Sekretariat, eine Zählung der Schwimmer auf Bahnen, sowie faire Kontroll­mecha­nismen, damit Reservierungs­wütige nicht alles blockieren.
Und nicht zuletzt: Eine Corona-Nachverfolgung, die sämtliche potentiellen Kontakte auswertet, die zur gleichen Zeit in allen zurückliegenden Tagen mit der infizierten Person im Wasser waren.

 

Tag 6: Bereits am Mittwoch, den 13. Mai stand der erste Prototyp im versteckten Testbereich online zu Verfügung und ausgewählte Personen konnten mit erste Test­buchungen die Praxistauglichkeit überprüfen, sowohl im Frontend für die Mitglieder, wie auch im Backend für das Sekretariat. Parallel dazu kamen allerdings fast stündlich immer wieder neue Vorgaben und Lockerungen, wobei sich das Gesund­heitsamt, das Land NRW und der Deutsche Schwimmverband (DSV) teils widersprachen. Das System wurde daher so flexibel gestaltet, dass nahezu jede Vorgabe auch zukünftig abgebildet werden kann.

Alles läuft glatt – dann plötzlicher Stillstand

Tag 8: Nach einer Woche, am Freitag, den 15. Mai war das System bereits soweit fertig, dass es am Wochen­ende hätte online gehen können. Dadurch hätten die Mitglieder mehrere Tage Zeit gehabt, Schwimmzeiten ab dem Mittwoch für sich zu buchen. Allein, die Freigabe für das ambitionierte Gesundheits­konzept fehlte von offiziellen Stellen. Nun war Warten angesagt.

 

Tag 12: Erst am Dienstag, den 19. Mai um 17:28 Uhr, kam die Freigabe und um 17:46 Uhr schaltete Ulrich Albrecht das Buchungs­system frei. Innerhalb von Minuten füllte sich drauf hin die Datenbank, teilweise wurden mehrere Buchungen pro Sekunde durchgeführt. Obwohl das System auf einem preiswerten Shared-Server läuft, gab es bislang keinerlei Abstürze oder irgendeine erkennbare Verzögerung.

 

Tag 13: Am nächsten Morgen, dem 20. Mai 2020 durften die Schwimm­bäder offiziell öffnen und somit auch die Mitglieder des Blau-Weiß-Bochum pünktlich ab 6:00 Uhr in der Früh bereits ins Wasser steigen. Das Schwimmbad gehörte damit zu den ganz wenigen Bädern, die überhaupt geöffnet wurden.

 

Tag 17: Nach dem ersten Wochenende wurden bereits weit über 2.000 Buchungen durchgeführt und viele Hundert Mitglieder konnten schon entspannt schwimmen und trainieren. Die Resonanz war auf allen Seiten überwältigend positiv: Eine einfache, schnelle Online-Buchung wurde in kürzester Zeit realisiert und ermöglicht allen auch in Corona-Zeiten ein sicheres Schwimmen.

 

Zum gesamten Artikel und dem Internetauftritt der Agentur gelangen Sie hier: Albrecht Unternehmensdarstellung.

 

Wir bedanken uns recht herzlich bei Ulrich Albrecht für die schnelle und professionelle Umsetzung und freuen uns auf die nächsten gemeinsamen Herausforderungen.